Secretaria de Documentação e Protocolo (Sedop)
Publicado em 25/01/2019. Atualizado em 14/02/2025 às 08h38
A Secretaria de Documentação e Protocolo (Sedop), setor diretamente subordinado à Reitoria é responsável pelo planejamento e desenvolvimento e organização da gestão sistemática das atividades de protocolo, gestão documental e da proteção dos acervos com valor administrativo, probatório, informacional, acadêmico e/ou histórico no âmbito da UFCA.
É responsável também pelas Comissões Permanente de Avaliação Documental – CPAD pela Portaria Normativa GR/UFCA nº 31 de 12 de agosto de 2021, e a de Documentos Sigiloso – CPADS, Portaria Normativa GR/UFCA nº 273 de 17 de agosto de 2022.
Missão:
Promover a Gestão Documental através do acesso, guarda e conservação e preservação dos documentos para atendimento da comunidade interna e externada da UFCA.
Visão:
Torna-se reconhecido como unidade de Gestão Documental e Assessoramento Técnico no campo da Arquivologia até 2025.
Princípios Norteadores:
Respeito, comprometimento, excelência, ética e transparência.
Estrutura da Sedop
A Divisão Administrativa de Arquivo – Darq é responsável pela política de arquivos, bem como, a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Previsto na Lei de arquivo nº 8159/91. Tendo como responsabilidade a recepção e guarda da documentação, conforme as normas estabelecidas pelo Arquivo Nacional, dentro de seus prazos legais previstos na Portaria nº 47/2020, do Arquivo Nacional.
A Divisão de Protocolo e Correspondências – DPRC é responsável pelas atividades de protocolo: o recebimento, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, conforme a Portaria Interministerial n° 1677/2015.
Uma assessoria arquivística é um serviço que orienta unidades da instituição sobre a gestão de documentos de arquivo. O serviço é prestado por um arquivista que analisa a situação da unidade, identifica os requisitos e informa a metodologia de organização dos documentos.
Um arquivista é um profissional que se dedica à organização, gestão e preservação de documentos. Ele é responsável por:
- Definir critérios de classificação e organização dos documentos
- Criar políticas de gestão de documentos
- Garantir que os documentos sejam armazenados e preservados adequadamente
- Coordenar a digitalização de documentos
Público
Estudantes, Servidores Administrativos, Servidores Docentes, Público externo.
Setor responsável
Sedop
Normalização, gestão, preservação e acesso são atividades cruciais dentro de uma universidade, especialmente no contexto dos sistemas de produção de informação. Esses serviços garantem a organização, a longevidade e a disponibilidade da informação gerada e utilizada pela comunidade acadêmica.
Para entendermos melhor cada um desses serviços, vamos analisá-los em detalhes:
Normalização
- O que é: A normalização consiste em estabelecer padrões e regras para organizar e descrever a informação. Isso inclui a criação de metadados (dados sobre os dados), a definição de formatos de arquivos, a padronização de vocabulários e a utilização de ontologias.
- Por que é importante: A normalização facilita a busca, a recuperação e o compartilhamento da informação, além de garantir a interoperabilidade entre diferentes sistemas.
Gestão
- O que é: A gestão envolve o planejamento, a organização, a direção e o controle das atividades relacionadas à produção, armazenamento, preservação e disseminação da informação.
- Por que é importante: A gestão eficiente garante que a informação esteja sempre disponível, atualizada e acessível aos usuários.
Preservação
- O que é: A preservação visa garantir a longevidade da informação, protegendo-a contra a degradação física e a obsolescência tecnológica.
- Por que é importante: A preservação assegura que o conhecimento gerado pela universidade seja preservado para as futuras gerações.
Acesso
- O que é: O acesso proporciona aos usuários a possibilidade de localizar, recuperar e utilizar a informação de forma rápida e fácil.
- Por que é importante: O acesso é fundamental para que a informação possa ser utilizada para fins de ensino, pesquisa e extensão.
Público
Estudantes, Servidores Administrativos, Servidores Docentes, Público externo.
Setor responsável
Sedop
Na instituição, a gestão de documentos transcende a mera organização de papéis; ela é um verdadeiro compromisso com a transparência, a preservação da memória institucional e o fortalecimento da cultura acadêmica e da administração. Ao adotar práticas eficazes de gestão documental, a instituição é beneficiada de diversas maneiras:
- Transparência e Responsabilidade: Proporcionando acesso fácil e seguro aos documentos, as instituições reafirmam seu compromisso com a transparência, permitindo que a comunidade acadêmica, estudantes, colaboradores e a sociedade em geral consultem informações relevantes.
- Preservação da Memória Institucional: Uma gestão documental eficiente assegura a preservação da rica história da instituição, desde suas origens até os mais recentes projetos. Essa memória é essencial para consolidar uma identidade institucional robusta e para o aprendizado das futuras gerações.
- Aprimoramento da Eficiência: A organização adequada dos documentos simplifica a busca por informações, agilizando processos administrativos e acadêmicos. Isso resulta em maior eficiência e produtividade para todos os envolvidos.
- Promoção da Cultura Acadêmica: A gestão de documentos enriquece o ambiente de pesquisa e ensino, facilitando o acesso a fontes primárias, dados de pesquisa e outras informações de relevância.
- Conformidade Legal: As instituições devem observar uma série de leis e regulamentos que exigem a manutenção de registros adequados. A gestão documental assegura o cumprimento dessas obrigações legais, garantindo que a instituição esteja sempre em conformidade.
Público
Estudantes, Servidores Administrativos, Servidores Docentes, Público externo.
Setor responsável
Sedop
No contexto universitário, observar as recomendações técnicas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) significa adotar um conjunto de práticas e procedimentos que garantam a gestão eficiente, a preservação a longo prazo e o acesso seguro aos documentos institucionais. Ao seguir essas recomendações, as universidades demonstram um compromisso com a transparência, a accountability e a valorização do seu patrimônio documental.
O que significa seguir as recomendações do CONARQ?
- Gestão eficiente: Organizar, classificar e descrever os documentos de forma clara e precisa, facilitando a localização e o acesso à informação.
- Preservação a longo prazo: Adotar medidas para garantir a integridade e a durabilidade dos documentos, tanto físicos quanto digitais, utilizando materiais e tecnologias adequadas.
- Acesso seguro: Garantir que os documentos sejam acessíveis aos usuários autorizados, respeitando as leis de proteção de dados e as normas de segurança da informação.
- Uso de sistemas informatizados: Empregar softwares e plataformas digitais que auxiliem na gestão documental, como Sistema de gerenciamento de arquivo digital (SIGAD), repositórios digitais e ferramentas de digitalização.
Público
Estudantes, Servidores Administrativos, Servidores Docentes, Público externo.
Setor responsável
Sedop
Em uma universidade, promover ações de orientação e capacitação para os servidores quanto à gestão, preservação e acesso de documentos significa equipar os colaboradores com as ferramentas e conhecimentos necessários para lidar de forma eficiente e eficaz com o acervo documental da instituição.
Por que isso é importante?
- Garantia da qualidade da informação: Ao capacitar os servidores, a universidade assegura que a informação seja organizada, preservada e disponibilizada de forma correta, evitando perdas e garantindo a integridade dos dados.
- Otimização de processos: A capacitação contribui para a otimização dos processos internos, agilizando a localização de documentos e reduzindo o tempo gasto em atividades manuais.
- Compliance legal: As universidades estão sujeitas a diversas leis e regulamentos que exigem a manutenção de registros adequados. A capacitação garante que os servidores estejam alinhados com as normas vigentes.
- Preservação da memória institucional: A gestão adequada dos documentos permite a preservação da história da universidade, facilitando a pesquisa e o estudo sobre o passado da instituição.
- Transparência e accountability: Ao garantir o acesso fácil e seguro aos documentos, a universidade demonstra um compromisso com a transparência e a prestação de contas à sociedade.
Quais ações podem ser implementadas?
- Workshops e treinamentos: Oferecer workshops e treinamentos específicos sobre gestão documental, arquivística e preservação digital, abordando temas como classificação, descrição, avaliação, digitalização e armazenamento de documentos.
- Cursos online: Disponibilizar cursos online sobre gestão de documentos, permitindo que os servidores se capacitem de forma flexível e autônoma.
- Palestras e seminários: Organizar palestras e seminários com especialistas na área, para discutir as últimas tendências e novidades em gestão documental.
- Mentoria: Oferecer mentoria individualizada para os servidores que necessitam de suporte mais personalizado.
- Criação de materiais didáticos: Desenvolver materiais didáticos como manuais, tutoriais e vídeos, para auxiliar os servidores no dia a dia.
- Incentivo à participação em eventos: Estimular a participação dos servidores em eventos nacionais e internacionais sobre gestão de documentos.
- Implementação de um programa de educação continuada: Oferecer um programa de educação continuada para que os servidores mantenham seus conhecimentos atualizados.
Quais os benefícios para os servidores?
- Desenvolvimento profissional: A capacitação contribui para o desenvolvimento profissional dos servidores, ampliando seus conhecimentos e habilidades.
- Aumento da produtividade: Ao dominar as ferramentas e técnicas de gestão documental, os servidores poderão realizar suas atividades de forma mais eficiente.
- Melhoria da qualidade de vida no trabalho: A organização e o acesso fácil aos documentos contribuem para um ambiente de trabalho mais organizado e menos estressante.
Público
Estudantes, Servidores Administrativos, Servidores Docentes, Público externo.
Setor responsável
Sedop
Um setor de protocolo e arquivo desempenha um papel fundamental na organização, preservação e disponibilização da informação em uma universidade. Para garantir que os documentos sejam utilizados de forma eficiente e eficaz, é essencial promover ações de educação de usuários direcionadas a discentes, docentes, colaboradores e técnicos administrativos.
Por que investir em educação de usuários?
- Conscientização sobre a importância da gestão documental: Ao compreender a importância da gestão documental, os usuários valorizam mais os documentos e contribuem para a sua preservação.
- Facilitação do acesso à informação: A educação de usuários facilita a localização e o acesso aos documentos, otimizando o tempo e os recursos.
- Melhoria da qualidade dos serviços: Ao conhecer os procedimentos e os recursos disponíveis, os usuários podem solicitar os serviços de forma mais eficiente, contribuindo para a melhoria da qualidade dos serviços oferecidos pelo setor.
- Redução de custos: A educação de usuários pode reduzir custos, pois evita a duplicação de documentos e a realização de pesquisas desnecessárias.
Quais ações podem ser implementadas?
- Workshops
e treinamentos: Oferecer workshops e treinamentos específicos sobre a
utilização dos serviços do protocolo e arquivo, abordando temas como:
- Tipos de documentos e sua tramitação
- Sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED)
- Normas e procedimentos para solicitação de documentos
- Preservação digital
- Criação de materiais didáticos: Desenvolver materiais didáticos como manuais, tutoriais e vídeos, para auxiliar os usuários no dia a dia.
- Divulgação
dos serviços: Divulgar os serviços do protocolo e arquivo através de
diversos canais, como:
- Site da universidade
- Intranet
- Redes sociais
- Cartilhas e folders
- Atendimento personalizado: Oferecer atendimento personalizado aos usuários, esclarecendo suas dúvidas e orientando-os na utilização dos serviços.
- Parcerias com bibliotecas e centros de informação: Estabelecer parcerias com bibliotecas e centros de informação para oferecer serviços integrados aos usuários.
- Programa de visitas guiadas: Organizar visitas guiadas ao arquivo para que os usuários possam conhecer as instalações e os processos de trabalho.
- Incentivo à participação em eventos: Estimular a participação dos usuários em eventos relacionados à gestão documental e à informação.
Temas a serem abordados nos treinamentos:
- Conceitos básicos de gestão documental: O que é gestão documental, sua importância e seus benefícios.
- Ciclo de vida dos documentos: Criação, uso, avaliação, arquivamento e destinação final dos documentos.
- Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC): Como utilizar os sistemas disponíveis para localizar e acessar documentos.
- Normas e procedimentos: Normas e procedimentos para a solicitação, utilização e devolução de documentos.
- Preservação digital: Importância da preservação digital e medidas para garantir a integridade dos documentos digitais.
- Direitos autorais e proteção de dados: Legislação sobre direitos autorais e proteção de dados pessoais.
Benefícios para a universidade:
- Melhoria da qualidade dos serviços: Os usuários estarão mais satisfeitos com os serviços oferecidos pelo protocolo e arquivo.
- Aumento da eficiência: Os processos serão mais ágeis e eficientes, com menor tempo gasto na busca por informações.
- Redução de custos: A educação de usuários contribui para a redução de custos, pois evita a duplicação de documentos e a realização de pesquisas desnecessárias.
- Preservação da memória institucional: A educação de usuários contribui para a preservação da memória institucional, pois os usuários estarão mais conscientes da importância dos documentos.
Ao investir em educação de usuários, o setor de protocolo e arquivo contribui para o sucesso da universidade como um todo, garantindo a organização, a preservação e a disponibilização da informação de forma eficiente e eficaz.
Público
Estudantes, Servidores Administrativos, Servidores Docentes, Público externo.
Setor responsável
Sedop
Um setor de protocolo e arquivo universitário tem um papel fundamental na preservação da memória institucional e na promoção da pesquisa. Ao colaborar com outras instituições, municípios e países parceiros, esse setor pode ampliar seus horizontes, fortalecer suas atividades e contribuir para o avanço do conhecimento na área de arquivologia.
Como o setor de protocolo e arquivo pode colaborar:
- Participação em redes de arquivos: Integrar-se a redes de arquivos nacionais e internacionais, como a Rede de Arquivos Brasileiros (REB) ou a International Council on Archives (ICA), permite o intercâmbio de experiências, a participação em projetos colaborativos e o acesso a recursos e informações relevantes.
- Desenvolvimento de projetos de pesquisa conjuntos: Estabelecer parcerias com outras instituições para desenvolver projetos de pesquisa sobre temas de interesse comum, como a digitalização de documentos históricos, a preservação de arquivos digitais ou a gestão de grandes volumes de dados.
- Organização de eventos científicos: Promover eventos como congressos, seminários e workshops, para discutir temas relevantes da área de arquivologia e compartilhar as melhores práticas.
- Oferecimento de estágios e programas de intercâmbio: Oferecer oportunidades de estágio e programas de intercâmbio para estudantes e profissionais da área, promovendo a formação de novos talentos e o fortalecimento das relações institucionais.
- Doação e troca de documentos: Realizar doações e trocas de documentos com outras instituições, enriquecendo os acervos e promovendo a disseminação do conhecimento.
- Criação de bases de dados colaborativas: Desenvolver bases de dados colaborativas para catalogar e disponibilizar informações sobre os acervos de diferentes instituições, facilitando o acesso e a pesquisa.
- Publicação de artigos e livros: Divulgar os resultados das pesquisas e os projetos desenvolvidos em publicações científicas, contribuindo para o avanço do conhecimento na área.
- Oferecimento de consultoria: Oferecer consultoria a outras instituições para a organização e gestão de seus arquivos.
Benefícios da colaboração:
- Ampliação do conhecimento: O contato com outras instituições e profissionais permite o acesso a novas ideias e conhecimentos, enriquecendo o trabalho do setor.
- Fortalecimento das redes de contato: A construção de redes de contato facilita a busca por recursos e o acesso a informações relevantes.
- Visibilidade internacional: A participação em projetos internacionais aumenta a visibilidade da instituição e de seus profissionais.
- Melhoria da qualidade dos serviços: A troca de experiências e a adoção de novas tecnologias contribuem para a melhoria da qualidade dos serviços oferecidos pelo setor.
- Preservação da memória cultural: A colaboração em projetos de preservação da memória cultural contribui para a valorização do patrimônio documental e para a construção de uma sociedade mais justa e democrática.
Ao estabelecer parcerias e colaborar com outras instituições, o setor de protocolo e arquivo universitário pode contribuir significativamente para o desenvolvimento da área de arquivologia e para a preservação da memória cultural.
Público
Externo.
Setor responsável
Sedop
Um setor de protocolo e arquivo desempenha um papel crucial na gestão documental de uma universidade. Para garantir a autenticidade, confiabilidade e acessibilidade dos documentos, é necessário implementar uma série de medidas e procedimentos.
Produção de Documentos:
- Padronização: Estabelecer padrões para a criação de documentos, definindo formatos, estruturas e nomenclaturas, facilitando a organização e a busca.
- Digitalização: Priorizar a produção de documentos digitais, reduzindo o uso de papel e facilitando a gestão e o compartilhamento.
- Assinatura digital: Utilizar a assinatura digital para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos.
- Metas de dados: Incluir metadados completos em todos os documentos, facilitando a indexação e a recuperação da informação.
Tramitação de Documentos:
- Fluxos de trabalho: Definir fluxos de trabalho claros e eficientes para a tramitação dos documentos, garantindo que eles sigam o caminho correto e sejam tratados dentro dos prazos estabelecidos.
- Sistema de gerenciamento de arquivo digital (SIGAD): Implementar um SIGAD para gerenciar o ciclo de vida dos documentos, desde a criação até a destinação final.
- Controle de versões: Manter controle das diferentes versões de um mesmo documento, garantindo a rastreabilidade das alterações.
- Registro de atividades: Registrar todas as atividades realizadas com os documentos, como data de criação, modificação e acesso, para fins de auditoria.
Utilização de Documentos:
- Acesso controlado: Implementar mecanismos de controle de acesso aos documentos, garantindo que apenas os usuários autorizados tenham acesso à informação.
- Preservação digital: Adotar medidas para garantir a preservação a longo prazo dos documentos digitais, como a migração para novos formatos e a realização de cópias de segurança.
- Disseminação da informação: Facilitar o acesso à informação, disponibilizando os documentos em um repositório institucional ou em uma biblioteca digital.
Medidas para Garantir Autenticidade, Confiabilidade e Acessibilidade:
- Validação de documentos: Estabelecer procedimentos para a validação da autenticidade dos documentos recebidos, como a verificação de assinaturas e carimbos.
- Confidencialidade: Garantir a confidencialidade dos documentos, protegendo as informações pessoais e sensíveis.
- Integridade: Assegurar a integridade dos documentos, evitando alterações não autorizadas.
- Disponibilidade: Garantir a disponibilidade dos documentos, permitindo o acesso rápido e eficiente à informação.
- Preservação: Adotar medidas para preservar os documentos a longo prazo, garantindo a sua legibilidade e acessibilidade para as futuras gerações.
Benefícios da Implementação dessas Medidas:
- Melhoria da eficiência: Agilização dos processos e redução do tempo gasto na busca por informações.
- Aumento da segurança: Proteção dos dados contra acessos não autorizados e perdas.
- Transparência: Facilitação do acesso à informação, promovendo a transparência e a accountability.
- Compliance legal: Cumprimento das legislações e normas vigentes sobre gestão documental e arquivos.
- Preservação da memória institucional: Garantia da preservação da memória institucional para futuras gerações.
Público
Estudantes, Servidores Administrativos, Servidores Docentes, Público externo.
Setor responsável
Sedop
A Universidade Federal do Cariri (UFCA), como instituição pública, possui um volume considerável de documentos que precisam ser gerenciados de forma eficiente e segura. O setor de protocolo e arquivo desempenha um papel crucial nesse processo, garantindo a preservação da memória institucional e o cumprimento das normas legais.
Para assegurar o arquivamento, a transferência e o recolhimento de documentos, observando os prazos de guarda e destinação final, o setor de protocolo e arquivo da UFCA pode adotar as seguintes medidas:
1. Elaboração e Implementação de Tabelas de Temporalidade:
- Análise detalhada dos documentos: Realizar uma análise aprofundada dos documentos produzidos pela universidade, identificando sua natureza, valor administrativo, legal e histórico.
- Definição de prazos de guarda: Estabelecer prazos de guarda específicos para cada tipo de documento, considerando as necessidades da instituição e a legislação vigente.
- Estabelecimento de critérios de destinação final: Definir os critérios para a destinação final dos documentos, como arquivamento permanente, transferência para outro órgão ou eliminação.
- Revisão periódica: Revisar as tabelas de temporalidade periodicamente para adaptá-las às mudanças nas atividades da universidade e na legislação.
2. Estabelecimento de Fluxos de Trabalho:
- Definição de procedimentos: Estabelecer fluxos de trabalho claros e eficientes para a tramitação dos documentos, desde a sua criação até a destinação final.
- Responsabilização: Definir as responsabilidades de cada setor envolvido no processo de gestão documental.
- Monitoramento: Monitorar continuamente os fluxos de trabalho para identificar e corrigir possíveis gargalos.
3. Treinamento dos Servidores:
- Capacitação: Oferecer treinamento aos servidores sobre a importância da gestão documental e as ferramentas disponíveis para a realização das atividades.
- Conscientização: Promover a conscientização sobre a necessidade de seguir os procedimentos estabelecidos e a importância da preservação dos documentos.
4. Arquivamento e Transferência:
- Organização física e lógica: Organizar os documentos de forma física e lógica, utilizando um sistema de classificação adequado.
- Transferência para o arquivo intermediário: Transferir os documentos para o arquivo intermediário após o término do prazo de guarda corrente, de acordo com a tabela de temporalidade.
- Recolhimento para o arquivo permanente: Recolher os documentos de valor histórico para o arquivo permanente, garantindo a sua preservação a longo prazo.
5. Destinação Final:
- Eliminação: Eliminar os documentos que atingiram o prazo final de guarda, de acordo com os procedimentos estabelecidos.
6. Avaliação e Monitoramento:
- Avaliação periódica: Realizar avaliações periódicas do sistema de gestão documental para identificar oportunidades de melhoria.
- Monitoramento dos indicadores: Monitorar indicadores de desempenho, como o tempo de resposta às solicitações de documentos e o índice de documentos perdidos.
Normativas Legais:
- Lei de Acesso à Informação (LAI): Garantir o acesso público aos documentos, respeitando as limitações legais.
- Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): Assegurar a proteção dos dados pessoais contidos nos documentos.
- Normas do CONARQ: Seguir as normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) para a gestão de documentos.
Público
Estudantes, Servidores Administrativos, Servidores Docentes, Público externo.
Setor responsável
Sedop
(88) 3221 9431
(88) 3221 9431
(88) 3221 9431
(88) 3221 9431
(88) 3221 9200
Em construção…
Em construção…
Em construção…
Este vídeo é um tutorial sobre como registrar um processo eletronicamente no sistema SIPAC. Ele abrange as etapas envolvidas na criação de um registro de processo, incluindo:
- Informações Gerais: Insira a origem do processo (interna ou externa), número, agência e data de recebimento.
- Upload de Documentos: Adicione arquivos individuais para cada documento associado ao processo.
- Assinatura de Documentos: Selecione as pessoas que precisam assinar os documentos e use assinaturas digitais.
- Roteamento do Processo: Determine o roteamento inicial do processo dentro da organização.
- Confirmação e Envio: Revise e confirme as informações do processo antes do envio final.
O vídeo fornece instruções detalhadas e demonstrações visuais de cada etapa, tornando-o um recurso valioso para qualquer pessoa que precise registrar um processo eletronicamente no sistema SIPAC.