Etapas de Gestão de Processos
Publicado em 07/05/2024. Atualizado em 01/11/2024 às 16h32
A gestão por processos desempenha um papel fundamental na busca pela eficiência, qualidade e excelência nas organizações. Na Universidade Federal do Cariri (UFCA), não é diferente. Através de um rigoroso programa de gestão por processos, a UFCA está comprometida em aprimorar suas operações e alcançar seus objetivos estratégicos.
Apresentaremos as etapas-chave da gestão por processos da UFCA, destacando como cada uma contribui para o sucesso da instituição.
Nesta etapa inicial, realizamos o levantamento e a validação de processos de todos os setores que compõem a UFCA. Através de um questionário desenvolvido na ferramenta LimeSurvey, coletamos informações essenciais para integrar os processos com a gestão estratégica, de pessoas, sustentável e orçamentária. Essa etapa é crucial para compreender a realidade atual dos processos na universidade. Ainda nesta etapa, foi possível elaborar uma metodologia que busque definir os processos estratégicos da UFCA, considerados essenciais ou relevantes, e que passarão necessariamente pela etapa de mapeamento de riscos posteriormente.
Link para acesso ao documento: MÉTODO DE PRIORIZAÇÃO DE PROCESSOS PARA GERENCIAMENTO DE RISCOS DA UFCA.
Com base nas informações obtidas na etapa anterior, avançamos para o mapeamento dos processos. Utilizamos uma planilha SIPOC/5W1H, desenvolvida pela PROPLAN e DTI, para registrar os detalhes e características de cada processo. Essa planilha permite extrair dados no formato XPDL, que serão lidos pela ferramenta Bizagi, utilizada para modelar os processos na UFCA. O objetivo é obter uma visão clara e completa dos processos em vigor.
Uma vez preenchida a planilha SIPOC/5W1H e modelados os processos na ferramenta Bizagi, passamos para a etapa de análise e validação. A CGPP e os setores responsáveis pelos processos revisam e verificam a correta descrição e o alinhamento dos fluxos. Essa etapa garante a consistência e a confiabilidade dos processos identificados.
Na quarta etapa, a Coordenadoria de Transparência, Governança e Gestão de Riscos (CTGR/PROPLAN) entra em ação para gerenciar os riscos dos processos. São identificados eventos de riscos, suas causas e consequências, e elabora-se um plano de controle para mitigá-los. O monitoramento e a análise crítica dos riscos são fundamentais para garantir a segurança e a efetividade dos processos na UFCA.
Prosseguindo para a quinta etapa, focamos na coleta de indicadores e métricas dos processos-chave da UFCA. Com base nas informações obtidas nas etapas anteriores, definimos quais processos são considerados estratégicos para a instituição. A coleta de indicadores e métricas dos processos-chave da UFCA é essencial para acompanhar o desempenho e a eficácia desses processos. Essas informações nos ajudam a identificar pontos fortes, oportunidades de melhoria e a tomar decisões embasadas em dados. Com base nesses indicadores, a UFCA pode ajustar suas estratégias e prioridades, visando a excelência operacional.
Chegamos à sexta e última etapa da gestão de processos na UFCA: a melhoria dos processos-chave. Nessa etapa, utilizamos a versão TO-BE da planilha SIPOC/5W1H e realizamos uma nova modelagem dos processos na ferramenta Bizagi. Esse processo de melhoria visa aprimorar a eficiência, a qualidade e a eficácia dos processos, alinhando-os às melhores práticas e às necessidades da UFCA.
A seguir, apresentamos um painel BI desenvolvido com o intuito de facilitar a visualização e o monitoramento do progresso dos setores da UFCA entre as etapas da Gestão por Processos:
Em complemento, apresentamos a seguir link para acesso a Planilha de Processos Vigentes, contendo todos os processos identificados pelos setores da UFCA:
Planilha de Processos Vigentes (acesse aqui)
Conclusão: A gestão de processos na UFCA é um processo contínuo e integrado, voltado para o aprimoramento constante das operações da instituição. Ao seguir as etapas apresentadas, a UFCA busca a excelência operacional, a eficiência e a satisfação de seus colaboradores e stakeholders. Através da identificação, mapeamento, análise, gestão de riscos, coleta de indicadores e melhoria dos processos, a UFCA está comprometida em oferecer uma educação de qualidade e alcançar seus objetivos estratégicos.